Fahrschulverwaltungssoftware aus der Cloud

✨ Highlights

Funktionen der YOU-DRIVE Fahrschulverwaltung im Überblick

Als cloudbasierte Software für Fahrschulen bündelt der YOU-DRIVE Manager alles in einem System – ein modernes Fahrschulverwaltungsprogramm, das klassische Verwaltungssoftware ablöst.

Zentrale Verwaltung

Dokumentenmanagement mit digitaler Unterschrift

Mit dem integrierten Dokumentenmanagement haben Sie alle Dokumente im Griff.

Digitale Unterschrift per QR-Code oder Link
Übersichtliche Filter und Suchfunktion
Zuordnung von Dokumenten zu Schülern, Fahrzeugen, Fahrlehrern, ...
Schülerbezogene Dokumente sind in der Fahrlehrer-App aufrufbar

Digitale Unterschrift per QR-Code – Dialog im YOU-DRIVE Manager

Terminplanung

Zentraler Kalender

Behalten Sie den Überblick über alle Termine Ihrer Fahrschule. Der Kalender zeigt Ihnen alle Fahrstunden, Prüfungen und Theorieunterricht auf einen Blick.

Gruppiert nach Fahrlehrern
Drag-&-Drop-Terminverschiebung
Automatische Synchronisation
Kollisionserkennung

Zentraler Kalender im YOU-DRIVE Manager mit Tagesansicht und Filtern

Buchhaltung

Integriertes Finanzmodul

Von der Rechnungsstellung bis zum Mahnwesen – das Finanzmodul nimmt Ihnen die Buchhaltung ab und sorgt für volle Kontrolle über Ihre Finanzen.

Automatische Rechnungserstellung
Offene Posten im Überblick
Mehrstufiges Mahnwesen
Gutschriftenverwaltung

XRechnung XML – Rechnungszeile aus dem YOU-DRIVE Finanzmodul

Inklusive

Mobile Fahrlehrer-App

Die App für iOS und Android ist im Manager enthalten. Erfassen Sie Leistungen und Unterschriften direkt im Fahrzeug – auch ohne Internetverbindung.

Offlinefähig – synchronisiert automatisch
Leistungserfassung mit Unterschrift
Tagesnachweis jederzeit abrufbar
Zugriff auf alle Schülerdaten

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YOU-DRIVE Lehrer-App – Dashboard mit Terminen

Übersicht

Intelligentes Dashboard

Starten Sie jeden Tag mit dem perfekten Überblick. Das Dashboard zeigt Ihnen alle wichtigen Kennzahlen und anstehenden Aufgaben.

Aktive Schüler auf einen Blick
Heutige Termine und Prüfungen
Offene Zahlungen
Wichtige Benachrichtigungen

Intelligentes Dashboard mit Geburtstagen, Neuanmeldungen, Aufgaben und Online-Anmeldungen

📋 Funktionsumfang

Alles auf einen Blick.

92 Funktionen in 19 Bereichen. Prüfen Sie, ob YOU-DRIVE Manager alles mitbringt, was Ihre Fahrschule braucht.

01 Fahrschüler-Management 5

Schülerverwaltung Stammdaten, Adressen, Erziehungsberechtigte, Vorbesitz, Klassen, Ausbildungsstand
Online-Anmeldung & Lead-Management Anmeldeformular für die Website, Lead-Erfassung, Automatische Neuanlage
Ausbildungsvertrag Automatische Vertragsgenerierung mit Vorbesitz-Übernahme und individuellen Kosten
Schüler-Akte Zentrale Sicht auf Termine, Leistungen, Rechnungen, Dokumente, Lernfortschritt
Begleitetes Fahren (BF17) Antrags-Formulargenerierung, Begleitperson-Verwaltung

02 Terminplanung & Zentraler Kalender 7

Multi-Perspektiven-Kalender Tages-, Wochen-, Monats- und Listenansicht
Smarte Filter Nach Fahrschüler, Fahrlehrer, Fahrzeug, Filiale, Terminart
Farbcodierung Wahlweise nach Fahrlehrer-Kürzel oder Fahrzeug-Kennzeichen
Konfliktprüfung Automatische Erkennung von Doppelbuchungen bei Fahrer, Fahrzeug oder Schüler
Theorieunterricht buchen Schüler buchen und stornieren Termine selbst über die App
Anwesenheitslisten PDF-Generierung direkt aus dem Kalender
Echtzeit-Synchronisation Änderungen sofort auf allen Geräten sichtbar

03 Leistungserfassung & Ausbildungsnachweis 6

Einzel- und Gruppen-Leistungserfassung Fahrstunden, Theoriestunden, ASF-Kurse, Sonderfahrten
Direkterfassung aus dem Kalender Termin → Leistung in einem Workflow
Automatische Kostenermittlung Fahrzeugkategorie und Preisregeln berechnen den Preis
Digitale Schüler-Unterschrift Per QR-Code auf Tablet oder Smartphone bestätigt
Logbuch / Ausbildungsnachweis Filterbar nach Schüler, Datum, Fahrlehrer, Prüfungsort, Status
Training Chart Vollständige Ausbildungsdokumentation nach Fahrausbildungsgesetz

04 Prüfungsmanagement 3

Ergebniserfassung Bestanden / nicht bestanden, Prüfer, Prüfort, Sektion
Zertifikate Automatische Generierung von Bescheinigungen und Endbericht
Prüfungssimulation Schüler trainieren echte Prüfungssituationen mit Zeitlimit

05 Fahrlehrer & Personal 5

Fahrlehrerverwaltung Persönliche Daten, Klassen, Fahrzeug- und Schülerzuordnungen
Verfügbarkeiten & Urlaub Zeiterfassung und Schulungszeiten
Lohnabrechnung Berechnung nach Leistungen oder fixen Positionen, Lohnausgaben-Export
Fahrlehrer-App Termine, Schüler-Übersicht, Bewertungen, Fortschritt unterwegs
Stempel- und Briefkopf-Management Individuell pro Filiale

06 Theorie-Ausbildung 4

Fragenkatalog-Verwaltung Fragen, Antworten, Themenbereiche, Schwierigkeitsstufen
Statistik-Auswertung Lernminuten pro Tag/Woche, Antwortquoten, Kapitelfortschritt
Klassen- und Stoff-Filter Auswertung nach Führerscheinklasse, Grund- oder Zusatzstoff
Lernassistent Adaptives Lernen mit Fortschrittsempfehlungen

07 Schulungskurse 3

Grundbetrag-Kurse (BKF) Planung, Teilnehmer, Kosten, Abrechnungsautomatik
YOU-TEACH Präsenzunterricht Teilnehmerlisten, Anwesenheit, Dokumentation
Lehrplanverwaltung Sektionen, Lektionen, Kursstruktur

08 Finanzen & Rechnungswesen 8

Rechnungsmodul Automatische Schüler- und Leistungsrechnungen mit PDF-Versand und E-Rechnung
Gutschriften Schülergutschriften und Kreditmemos
Mahnwesen Konfigurierbare Mahnstufen, automatische Mahnläufe, Mahnkosten
SEPA-Lastschrift Einzugsermächtigung, Erzeugung von Dateien für Lastschriften
Offene Posten Übersicht ausstehender Zahlungen mit Zahlungsabgleich
Zahlungserfassung Verschiedene Zahlungsarten, Quittungen, Belege
Kassenbuch Ein-/Ausgabenrechnung, Monatsabschlüsse, Kassenjournal
Steuerverwaltung Brutto/Netto-Rechnung, konfigurierbare Steuersätze

09 Preise & Tarife 6

Preislistenverwaltung Global und filialspezifisch
Flexible Preisregeln Nach Fahrzeugkategorie, Zeitfenster
Drag-&-Drop-Priorisierung Reihenfolge der Regeln intuitiv anpassen
Rabatte Prozentual oder absolut, regelbasiert
Kostenstellenrechnung Auswertung nach Filialen
Kalkulationstool Grundbeträge und Fahrstundenpreise berechnen

10 Fuhrpark 4

Fahrzeugverwaltung Kennzeichen, Hersteller, Modell, Schaltung, Treibstoff, technische Daten
Fahrzeugkategorien Klassen-Stamm mit zugeordneten Preismodellen
Wartung & Reparaturen Wartungsplan, Kostenverfolgung, TÜV-Termine
Fahrzeug-Auslastung Dashboard-Widget mit Auslastungs- und Kostenanalyse

11 Dokumentenmanagement & Digitale Signaturen 7

Zentrales DMS Verträge, Sehtests, Erste-Hilfe-Bescheinigungen, Führerscheinkopien, Formulare
Kategorisierung & Volltext Strukturierte Ablage mit Versionierung
Sichtbarkeits-Kontrolle Organisationsweit, rollenbasiert oder personenbezogen
In-Browser-Viewer Dokumente ohne Download betrachten
Digitale Unterschriften Rechtssichere elektronische Signaturen per QR-Code
Unterschrifts-Workflows Aufgabenliste mit Ablauffristen
Automatische PDF-Generierung Verträge, Rechnungen, Zertifikate, Anträge

12 Aufgaben & Workflows 3

Unterschrifts-Anfragen Mit Ablauffristen und QR-Code-Generierung
Ablehnung mit Begründung Strukturierter Rückläufer-Workflow
Echtzeit-Benachrichtigungen Live-Updates ohne Reload

13 Kommunikation 4

E-Mail-Versand Rechnungen, Mahnungen, Terminbestätigungen, Vertragsabschlüsse
WhatsApp Business Integration Direkte Kommunikation mit Schülern
Briefvorlagen & Textbausteine Wiederverwendbare Templates für E-Mail und Dokumente
Newsletter & Ankündigungen News-Modul für Mitteilungen an Schüler und Mitarbeiter

14 Dashboard & Reporting 8

Konfigurierbares Dashboard Widget-basiert, frei anordbar, filialspezifisch
KPI-Widgets Neuanmeldungen, Bestehensquoten, Fahrzeugauslastung
Frühwarnungen Ablaufende Theorieprüfungen, fällige Prüfungsbestellungen, Geburtstage
Jahresumsatz-Charts Trend-Auswertungen
CSV / XLSX-Export Schüler, Fahrlehrer, Leistungen, Rechnungen, Gehälter
Tagesnachweis Tagesabschluss-Berichte
Finanzberichte Umsatz, Rechnungslog, Zahlungstransaktionen, Kassenberichte
Behördenberichte Fahrlehrer-Statistiken, Schüler-Übersichten

15 Filialen & Multi-Standort 4

Mehrfach-Filialen Beliebig viele Standorte mit getrennten Datenbeständen
Filial-Öffnungszeiten Pro Standort konfigurierbar
Filial-Briefköpfe & Stempel Eigene Außendarstellung pro Niederlassung
Filial-spezifische Preise Lokale Tarifgestaltung möglich

16 Rechte & Sicherheit 3

Rechteverwaltung Granulare Rollen und Berechtigungen pro Benutzer
Multi-Tenancy Strikte Mandantentrennung, jeder Fahrlehrer sieht nur eigene Daten
API-Keys Kontrollierter Zugriff für externe Partner

17 Compliance & Hosting 5

DSGVO-konform Datenschutz nach europäischem Standard
Deutsches Rechenzentrum Hosting ausschließlich in Deutschland
SSL-Verschlüsselung Alle Datenübertragungen verschlüsselt
Automatische Backups Tägliche, verschlüsselte Datensicherungen
Echtzeit-Synchronisation WebSocket-basiert auf allen Endgeräten

18 Integrationen 3

Google Contacts Synchronisation von Schülern und Fahrlehrern
Meine-Fahrschulapp-Anbindung Theorie-Lernsystem mit Fortschritts-Sync
YOU-TEACH-Anbindung Präsenzunterricht inklusive Anwesenheitsmanagement

19 Support & Service 4

Kostenloser Support Persönliche Betreuung ohne Aufpreis
Hilfe-Center Integriertes Wiki, FAQs, Hilfeartikel direkt in der Anwendung
Daten-Migration Umzug aus anderen Fahrschulverwaltungssystemen
Kontinuierliche Updates Laufende Weiterentwicklung ohne zusätzliche Kosten

❓ FAQ

Häufig gestellte Fragen zur Fahrschulverwaltungssoftware

Was ist eine Fahrschulverwaltungssoftware?

Eine Fahrschulverwaltungssoftware ist ein Programm, das alle organisatorischen Abläufe einer Fahrschule digital bündelt – von der Fahrschüler-Verwaltung über Terminplanung und Leistungserfassung bis zu Prüfungsmanagement, Finanzen und Rechnungswesen. Der YOU-DRIVE Manager ist eine solche cloudbasierte Fahrschulverwaltungssoftware mit über 90 Funktionen in 19 Bereichen. Statt mit Papier, Kalendern und mehreren Insellösungen verwalten Sie damit den kompletten Ausbildungs- und Verwaltungsprozess an einem Ort.

Welche Software für Fahrschulen bietet YOU-DRIVE an?

YOU-DRIVE bietet mit dem YOU-DRIVE Manager eine cloudbasierte Software für Fahrschulen, die als Web-Anwendung im Browser auf Windows, macOS und Linux läuft. Ergänzt wird sie durch native Apps – eine Lehrer-App für Ihre Fahrlehrer und eine Lern-App für Ihre Fahrschüler, jeweils für iOS und Android. So decken Sie Büroverwaltung, mobilen Einsatz und die Kommunikation mit Ihren Fahrschülern aus einem System ab.

Ist der YOU-DRIVE Manager eine cloudbasierte Fahrschulsoftware oder muss ich sie lokal installieren?

Der YOU-DRIVE Manager ist eine cloudbasierte Fahrschulsoftware und wird nicht lokal installiert. Sie arbeiten direkt im Browser, weshalb die Software unter Windows, macOS und Linux gleichermaßen funktioniert. Über die Cloud greifen Sie 24/7 von überall auf Ihre Daten zu – ob im Büro, zu Hause oder unterwegs.

Welche Funktionen deckt die Fahrschulverwaltung im YOU-DRIVE Manager ab?

Die Fahrschulverwaltung im YOU-DRIVE Manager umfasst über 90 Funktionen in 19 Bereichen. Dazu zählen unter anderem Fahrschüler-Management, zentraler Kalender und Terminplanung, Leistungserfassung und Ausbildungsnachweis, Prüfungsmanagement, Theorie-Ausbildung, Fahrlehrer und Personal, Finanzen und Rechnungswesen inklusive XRechnung, Fuhrpark sowie Dokumentenmanagement mit digitalen Signaturen, Dashboard und Reporting. Damit steuern Sie den gesamten Fahrschulbetrieb an einem Ort.

Eignet sich die Verwaltungssoftware für Fahrschulen mit mehreren Standorten oder Filialen?

Ja. Die Verwaltungssoftware für Fahrschulen von YOU-DRIVE unterstützt mehrere Standorte und Filialen, abgebildet über den eigenen Funktionsbereich „Filialen & Multi-Standort“. So verwalten Sie alle Niederlassungen zentral in einer einzigen Anwendung. Über den Funktionsbereich „Rechte & Sicherheit“ legen Sie zudem fest, welche Mitarbeiter auf welche Daten zugreifen dürfen.

Was passiert beim Wechsel von meinem bisherigen Fahrschulverwaltungsprogramm zum YOU-DRIVE Manager?

Beim Wechsel zum YOU-DRIVE Manager werden Ihre Bestandsfahrschüler kostenlos übernommen, sodass beim Umstieg von Ihrem bisherigen Fahrschulverwaltungsprogramm keine zusätzlichen Kosten für die laufenden Schüler entstehen. Abgerechnet wird erst wieder pro Fahrschüler, den Sie nach dem Umstieg neu anlegen – ohne Grundpreis, Setup- oder Update-Kosten. Bei Fragen zum Wechsel erreichen Sie den Vertrieb unter 07251 936 99 02.

Welchen Funktionsumfang sollte ein gutes Fahrschulverwaltungsprogramm haben – und wie viel davon bietet YOU-DRIVE?

Ein vollständiges Fahrschulverwaltungsprogramm sollte alle Kernbereiche abbilden: Fahrschüler-Management, zentralen Kalender und Terminplanung, Leistungserfassung und Ausbildungsnachweis, Prüfungsmanagement, Theorie-Ausbildung, Personal und Fuhrpark sowie Finanzen und Rechnungswesen. Der YOU-DRIVE Manager deckt mit über 90 Funktionen in 19 Bereichen genau dieses Spektrum ab, inklusive XRechnung, Dokumentenmanagement mit digitalen Signaturen, Filialverwaltung sowie Dashboard und Reporting.

Brauche ich für die Fahrschul-Software spezielle Hardware oder ein bestimmtes Betriebssystem?

Nein, für die Fahrschul-Software von YOU-DRIVE benötigen Sie keine spezielle Hardware und kein bestimmtes Betriebssystem. Der YOU-DRIVE Manager läuft als Web-Anwendung im Browser, also auf jedem aktuellen Windows-, macOS- oder Linux-Gerät. Für den mobilen Einsatz stehen die Lehrer-App und die Lern-App als native Apps für iOS und Android bereit.

Ist die Software für Ihre Fahrschule von YOU-DRIVE DSGVO-konform und wo liegen die Daten?

Ja, die Software für Ihre Fahrschule ist bei YOU-DRIVE DSGVO-konform und wird in einem deutschen Rechenzentrum betrieben. Die Datenübertragung erfolgt SSL-verschlüsselt. Anbieter ist die YOU-DRIVE GmbH mit Sitz in Bruchsal; die Lösung trägt das Label „Software Made in Germany“, sodass Ihre Fahrschuldaten in Deutschland bleiben.

Welche Apps und Module gehören zur Verwaltungssoftware Fahrschule von YOU-DRIVE?

Zur Verwaltungssoftware Fahrschule von YOU-DRIVE gehören neben dem YOU-DRIVE Manager mehrere ergänzende Module. Die Lehrer-App und die Lern-App stehen als native Apps für iOS und Android bereit. Hinzu kommen YOU-TEACH für den digitalen Theorieunterricht, der BKF Manager für die Berufskraftfahrer-Weiterbildung sowie der Fahrschüler-Generator als kostenlos im Manager enthaltenes Online-Anmeldetool; auch ein Modul für Begleitetes Fahren ab 17 (BF17) ist im Manager enthalten.

Was kostet die Fahrschulverwaltungssoftware YOU-DRIVE Manager und bin ich vertraglich gebunden?

Der YOU-DRIVE Manager hat keinen Grundpreis, keine Setup-Kosten und keine Update-Kosten – abgerechnet wird einmalig pro neuem Fahrschüler, den Sie in der Software anlegen, während Bestandsschüler beim Wechsel kostenlos übernommen werden. Es gibt kein Abo und keine Mindestvertragslaufzeit, Sie können jederzeit ohne Kündigungsfrist beenden. Den konkreten Preis pro Schüler nennt Ihnen der Vertrieb persönlich unter 07251 936 99 02.

Ist der Support in der Fahrschulsoftware enthalten und wie erreiche ich ihn?

Ja, der Support ist beim YOU-DRIVE Manager im Preis pro Schüler enthalten – es fallen keine separaten Kosten an. Sie sprechen direkt mit Experten, bei Bedarf auch per Fernwartung über TeamViewer. Den Kundensupport erreichen Sie telefonisch unter 07251 936 99 00, den Vertrieb unter 07251 936 99 02 und per E-Mail an info@you-drive.de.

YOU-DRIVE Manager – Ihre Fahrschulverwaltungssoftware

Funktionen der YOU-DRIVE Fahrschulverwaltung im Überblick